定年起業した人は、最初は営業から代金回収まですべて自分で行うことになります。そのために見積書・請求書を発行しなければなりません。会社組織にいたときには経理部門がやってくれていたという人も、その仕組みを作りましょう。自分で見積書や請求書を作成するポイントをお話しします。

　まずはＥｘｃｅｌやＷｏｒｄで自分の見積書・請求書のフォーマットを作成します。これは、フォーマットの見本がネットで探せます。無料版のものもたくさんあります。

　そして１つ目のポイントは、見積書・請求書共通の「管理番号（通し番号）」を入れていくことです。この番号で顧客からの問い合わせも対応します。

　２つ目は「ＰＤＦ」です。昔と違い「見積書をメールで送ってください」ということが普通になりました。そうすると、ＥｘｃｅｌやＷｏｒｄで作成した伝票を送るのですが、そのまま送ると内容が改竄（かいざん）されてしまいます。なのでＰＤＦファイルにして送付します。

　３つ目は「捺印」です。見積・請求書には捺印が必要です。紙で郵送する場合は問題ないのですが、データで送る場合は、自分の使う印鑑の印影をスキャンして画像データに変え、ＷｏｒｄやＥｘｃｅｌで作成した伝票に貼りつけましょう。

　あと、見積書には「見積有効期限」を入れます。法的な決まりはないのですが、「何年何月まで有効」と書いておき、発注を促します。また、請求書には「振込口座」つまり銀行口座・支店名・口座名義・口座番号の記載が必須です。

　今回は自作のお話でしたが、ネット上で管理できる見積書・請求書作成・発送代行のクラウドサービスも出てきています。これはパソコンで記入すれば郵送まで代行してくれ、経理事務にも活用しやすいもので、小さく起業したときは便利だと思います。　（取材・構成：藤木俊明）